سند یا برگه حسابداری چیست ؟

تعداد امتیاز: 1

سند یا برگه حسابداری چیست ؟

سند یا برگه حسابداری چیست ؟

چکیده :

هر رویداد مالی در یک شرکت؛ سازمان یا بنگاه اقتصادی باید به صورت سند حسابداری ثبت گردد.هر سند حسابداری کلیه اطلاعات مربوط به رویداد مالی متناظر خود را شامل می شود.

سند یا برگه حسابداری چیست ؟
معمولا در سیستم های حسابداری برای کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و صدور اجازه برای معاملات در دفتر روزنامه از برگه حسابداری (سند) استفاده می شود و اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک اولیه (اسناد و مدارک مثبته) مانند فاکتور؛ رسید و پرداخت وجوه و قبوض آب و برق در دفتر روزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روی اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شده و پس از اینکه این برگه (سند) به امضاء مقام مجاز رسید ( مدیرعامل؛ مدیرمالی؛رئیس حسابداری) این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود.

با استفاده از یک مثال مسئله را روشن می نمائیم:
در تمرینات قبل ما اشاره کردیم پرداخت هزینه تلفن را در تاریخ 95/2/21 را در دفاتر روزنامه ثبت کنید.
حسابدار برای اینکه این رویداد را در دفاتر روزنامه ثبت کند نیاز به مدارک مثبته دارد؛مدارک مثبته آن قبض تلفن پرداخت شده و مهر شده به مهر دریافت شد بانک می باشد زمانی که این قبض به دست حسابدار رسید می تواند ثبت ذیل را در دفاتر انجام دهد.
هزینه تلفن 20.000 ریال
             بانک / صندوق 20.000 ریال
اما در سیستم های حسابداری بدینگونه عمل نمی شود بلکه اول اسناد و مدارک اولیه که همان قبوض پرداخت شده و فیش های بانکی و سایر مدارک اولیه همچون فاکتورهای خرید و فروش است به ترتیب تاریخ بررسی می شود و پس از بررسی ثبت روزنامه ای که از این بابت باید در دفاتر روزنامه صورت پذیرد به روی برگه ای انجام می شود که به این برگه برگه حسابداری یا سند حسابداری می گویند.
سپس مدرک مثبته (فیشهای بانکی؛قبوض و فاکتورها و سایر مدارک مثبته) به برگه یا سند حسابداری الصاق می گردد که این برگه و مدرک مثبته ضمیمه به تایید رئیس حسابداری؛ مدیر مالی و سایر مسئولین می رسد که پس از تایید؛حسابدار آن را در دفاتر رسمی و قانونی ثبت می نماد یعنی حسابدار در دفتر روزنامه ثبت ذیل را انجام می دهد.
هزینه تلفن 20.000 ریال
              بانک / صندوق 20.000 ریال

اجزاء سند حسابداری

تاریخ ـ هر رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد؛ بنابراین هر سند مالی هم باید یک تاریخ مشخص داشته باشد.بدون درج تاریخ ثبت سند حسابداری ممکن نمی باشد چون ثبت سند حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.

شماره سند حسابداری ـ برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر میگیریم که این شماره چینش اسناد را مشخص می کند.

حساب ها ـ در هر رویداد مالی حداقل دو حساب درگگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری بستانکار خواهد شد.

آرتیکل سند حسابداری ـ به هر کد که در یک سند بدهکار یا بستانکار شود آرتیکل میگویند.هر سند باید حد اقل دو آرتیکل داشته باشد .

مجموع آرتیکل های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (در اصتلاح سند تراز باشد) در غیر این صورت اسناد به صورت ثبت یادداشت ثبت شده در گزارشات لحاظ نمیشوند.

هر آرتیکل در سند حسابداری شامل موارد زیر است:

♦کد حساب :بسته به تعریف کدینگ حسابدار شامل کد معین حساب و به صورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می باشد.

♦ شرح آرتیکل : توضیحاتی است که علت بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح می دهد.

♦ مبلغ : در هر سند حسابداری دو ستون به مبلغ اختصاص داده شده است؛ که شامل ستون بدهکار و بستانکار می شود.برای هر آرتیکل فقط می توان یکی از ستون بدهکار یا بستانکار را ثبت کرد و باید حتما عدد درج شده مثبت و بالاتر از صفر باشد.( آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی شود)

جمع سند ـ جمع مبلغ ستون بدهکار و جمع مبلغ ستون بستانکار در زیر هر ستون درج می شود.جمع این دو ستون باید با هم برابر باشند تا به اصطلاح سند تراز باشد.

پیوست ـ فاکتور؛ رسید پرداخت ؛حواله واریز و... که باعث رویداد مالی مربوط به سند حسابداری بوده است؛ به سند پیوست می شود.تعداد این برگه ها را در پیوست سند درج می کنند.

سند یا برگه حسابداری چیست ؟

 

فهرست حسابها یا کدینگ حسابها چیست و از آن چه استفاده ای می شود ؟  
معمولا موسسات با توجه به اینکه حسابهای زیادی دارند بویژه حالا که سیستم های حسابداری مکانیزه شده علاوه بر استفاده از نام حساب به هر حساب هم یک شماره و کد اختصاص می دهند که به آن کدینگ حساب گویند و این بدلیل راحت تر و سهل ترشدن عملیات حسابداری می باشد.
به عنوان مثال زمانی که می خواهند بگویند حساب بانک بدهکار شده می گویند حساب شماره ..... بدهکار شده است البته قابل توجه است که در ثبت دفاتر قانونی به هیچ وجه از شماره حساب استفاده نمی شود بلکه نام کامل حساب را می نویسند ولی در تهیه ترازهای آزمایشی و سایر موارد علاوه بر نام حساب از شماره حساب نیز استفاده می شود.
 

در شماره گذاری حسابها چه نکاتی باید رعایت شود؟
1- نحوه شماره گذاری حسابها بر اساس حجم فعالیت و معاملات و عملیات مالی موسسه باید صورت پذیرد.
2- تعداد حسابها و شماره گذاری آنها باید به تناسب نیازهای موسسه انتخاب شود.
3- حسابها باید بترتیبی شاره گذاری شوند که شماره هر حساب نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص کند.
4- در شماره گذاری حسابها باید ترتیبی اتخاذ شود که افزودن حسابهای جدید به فهرست حسابها بدون برهم خوردن نظم شماره گذاری امکان پذیر باشد.
دقت کنید و یاد بگیرید: معمولا برای شماره گذاری و کدبندی حسابها بترتیب ذیل عمل می شود:
داراییها را با شماره یک؛حسابهای بدهی را با شماره دو و حسابهای سرمایه را با شماره سه و حسابهای درآمد را با شماره چهار و هزینه ها را با شماره پنج آغاز می کنند.

به فهرست حسابهای ذیل دقت کنید.
داراییها :                                                                                         سرمایه :    
شماره حساب        نام حساب                                                          شماره حساب        نام حساب
      10            موجودی صندوق                                                                30            سرمایه آقای....
     11            موجودی بانک                                                                     31           برداشت
     12            بدهکاران                                                                            32            خلاصه سود و زیان
     13            ملزومات فنی                                                                     33            تراز اختتامی
     14            پیش پرداخت بیمه                                                            34            تراز افتتاحی
     15            آپارتمان                                                                        درآمد:
     16            اثاثه                                                                         شماره حساب        نام حساب
     17            ابزار                                                                                   40            درآمد تعمیرات
     18            وسائط نقلیه                                                                      41            درآمد فروش
                                                                                                                 42                   ...
                                                                                                                  43                   ...
بدهیها                                                                                               هزینه ها
شماره حساب        نام حساب                                                       شماره حساب        نام حساب
     20                 بستانکاران                                                                     50            هزینه تبلیغات
     21                 اسناد پرداختنی                                                            51            هزینه تعمیرات    
     22                 پیش دریافت درآمد                                                    52            هزینه اجاره
     23                دستمزد پرداختنی                                                       53            هزینه دستمزد
     24                وام بانکی                                                                       54            هزینه حمل
                                                                                                                  55            هزینه بیمه
بصورت خلاصه فهرست حسابها یا کدینگ حسابها به این شکل تعریف می شود.

 

فهرست یا کدینگ حسابها صورت کاملی از نام و شماره حسابهایی است که یک موسسه برای ثبت معاملات و عملیات مالی خود مورد استفاده قرار می دهد.

به این مطلب امتیاز دهید

نظرخود را با ما درمیان بگذارید

برای ارسال نظر باید عضو سایت باشید، اگر قبلا در سایت ثبت نام کرده اید اینجا را کلیک کنید.

captcha Refresh

نظرات سایر دوستان

ع کاظمی در تاریخ ۱۳۹۷/۰۳/۰۲ گفته:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۰

سلام . باتوجه به پاسخی که به کاربر گرامی ز صفری داده اید درمورد سندهای ترکیبی، آیا میشود فقط بخشی از موارد را ترکیبی ثبت کرد مثلا فقط هزینه ملزومات در یک ماه چون مبالغ خرد اما متعدد است و از تنخواه یا صندوق پرداخت شده را جمع کرده و در آخر هرماه در یک سند ثبت کرد ؟البته ملزومات با تفصیلهای متفاوت اما پرداخت جمع بسته شده از تنخواه یا صندوق؟ تشکر

مدیر سایت در تاریخ ۱۳۹۷/۰۳/۰۲ پاسخ داده:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۰

با سلام

چون شما می خواهید حساب هزینه ها را با هم ادغام فرمایید بهتر است هزینه های طی یک ماه یا هر 15 یا 10 روز (بستگی به حجم مدارک هزینه) را با هم جمع کرده و در قالب صورتخلاصه تنخواه بصورت ماهانه و یا 15 روز و یا 10روزه ثبت نمایید. بعنوان مثال مدارک هزینه اول تا دهم اردیبهشت ماه را جمع کرده و به صورت صورتخلاصه تنخواه درآورده و در یک سند ثبت نمایید.

موفق باشید

ز صفری در تاریخ ۱۳۹۷/۰۲/۲۵ گفته:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۰

سلام، قانونی برای ثبت رویدادهای یک تاریخ مشخص در یک سند و یا جداگانه وجود داره؟وجود چند تاریخ تکراری با شماره سند متفاوت پشت هم در اسناد حسابداری و دفاتر قانونی مشکل ایجاد میکند یا حتما باید ترکیبی زده شود ؟ آیا میشه هم تک تک و هم ترکیبی ثبت کرد؟با کدوم روش درگیری کمتری با ممیز دارم؟ ممنون میشم راهنماییم کنید

مدیر سایت در تاریخ ۱۳۹۷/۰۲/۲۶ پاسخ داده:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۱

با سلام

خیر هیچ قانونی وجود ندارد که شما ملزم باشید تمام رویدادهای یک تاریخ را در یک سند و یا جداگانه ثبت نمایید.

خیر وجود تاریخ های تکراری در اسناد مختلف هیچ مشکلی ندارد.

در خصوص  ثبت اسناد بصورت تجمیع و یا بگفته شما ترکیبی، شما باید طی نامه ای سازمان امور مالیاتی محل فعالیت خود را از وجود نرم افزار حسابداری در محل فعالیت خود آگاه سازید و پس از آن در سال بعد می توانید تمامی اسناد در یک تاریخ را با هم تجمیع کنید (بعنوان مثال تمامی ثبت هایی که در طی یک ماه در حساب موجودی نقد و بانک ثبت نموده اید را در یک ثبت تجمیع نموده و اعداد آنها را نیز با هم جمع و در مقابل ثبت درج فرمایید)

موفق باشید

ز صفری در تاریخ ۱۳۹۷/۰۲/۲۹ پاسخ داده:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۰

سلام و سپاس بسیار بابت پاسخ جامع و کاملتون

ع کاظمی در تاریخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۷ گفته:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۰

با سلام
درصورتی که از نرم افزا ر استفاده کنیم. میتوانیم از پرینت هر سند که به فیشهای بانکی و قبض ها و ... منگنه شده باشند به عنوان سند حسابداری برای ارائه به ممیزی استفاده کرد؟ در ضمن اگر شماره سند دستی که با مثلا خودکار روی فیشها نوشته شده با شماره سند حسابداری مطابقت نکند مشکلی ایجاد میشود؟ وجود این سند همراه با فیشها و قبضها الزامی است؟ ممنون

مدیر سایت در تاریخ ۱۳۹۷/۰۲/۱۸ پاسخ داده:
پاسخ گزارش تخلف (۰) ۰ ۰

با سلام

در حسابداری به اسناد و مدارکی مانند آنچه شما فرمودید (فیش های بانکی و قبض ها و تصاویر چک ها و غیره) مدارک مثبته و به پرینتی که از سند حسابداری صادر شده در نرم افزار تهیه می شود اصطلاحاً روکش سند می گویند و در صورت درخواست ممیز همین موارد و بخصوص اسناد مثبته ارائه می گردد.

مسلماً وقتی شما سندی صادر می کنید دارای شماره ای است که این سند دارای مدارک مثبته بوده و همان شماره سند بر روی آنها درج می گردد و در صورتی که شماره های دیگری بر روی اسناد مثبته درج گردد اشتباه است. البته لازم به ذکر است که ضرورتی ندارد که بر روی اسناد مثبته شماره سند درج گردد و همین قدر که اسناد مثبته پیوست روکش سند مربوطه گردد کفایت می کند. و اگر می بینید که برخی حسابداران بر روی مدارک مثبته شماره سند درج می کنند به این خاطر است که روکش سند را بعداً پرینت گرفته و پیوست هم نمایند.

موفق باشید